¿Mi empresa necesita el aviso de privacidad?

En nuestra edición anterior comentábamos sobre la importancia de proteger a tu empresa con el aviso de privacidad, e incluso presentamos un poco más sobre qué es y cómo se conforma este documento. En seguimiento a ello, ahora, lo primero que debemos hacer, como empresa, es identificar qué datos solicito regularmente y a quién. A continuación, va un sencillo ejercicio para detectar si tu empresa requiere el aviso de privacidad:

• A tus empleados y/o clientes o aspirante a alguna vacante, ¿les solicitas su nombre, domicilio y teléfono?
• A los aspirantes a alguna vacante y/o empleados, ¿les pides una solicitud de empleo?
• A los aspirantes algún puesto y/o empleado, ¿les solicitas estado de salud?
• ¿Compartes datos personales con terceros. (organismos y/o empresas)?
• ¿En tu página web utilizan cookies o web beacons, y a través de ellos monitorean el comportamiento de sus clientes, aspirantes y/o empleados?
• ¡Solicitas algún documento físico y/o electrónico? (ejemplo: factura, comprobante de domicilio, identificación oficial etc.)?
• ¿Elaboras contratos comerciales?
• ¿Tienes cámaras de seguridad y/o videovigilancia?

¿Contestaste "sí" a una sola pregunta por lo menos? Entonces, necesitas contar con un aviso de privacidad. Conforme más respuestas afirmativas tengas, mayor es el grado de necesidad de este documento. Tan sencillo, como que un Aviso de privacidad en la empresa se requiere desde el momento en hay un puesto vacante y se solicita un aspirante a ocuparlo, ya que esta personar se le pedirán varios datos personales.

Debe quedar claro que este documento que se deriva de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, no solo es para los clientes, aplica también para los empleados, proveedores, etc. Entonces, analicemos, a los clientes ¿qué datos les solicito?; a los empleados, ¿qué información solemos archivar de ellos? Posteriormente, hay que delimitar las formas y en qué lugares recabo datos personales, ¿en línea, en mi punto de venta, a través de un vendedor?

Si identificamos que en cualquiera de estos puntos hay una omisión de nuestra parte y no la damos a conocer en nuestro aviso de privacidad, entonces muy probablemente el aviso de privacidad no estará completo y estás desprotegiendo alguna parte, en el mismo. Por ello es muy importante una asesoría de calidad con respecto a este tema.

Si desea saber más sobre este tema y cómo evitar una sanción millonaria por no contar con el aviso de privacidad, sólo dé click aquí.

Lic. Ana Lilia Curiel

Consultor de Proyectos

lily.curiel@fideliza.com.mx

www.fideliza.com.mx

Protege a tu empresa con el Aviso de privacidad

Seguramente ya escuchó, y aquí incluso ya le hemos comentado un poco al respecto, sobre el “Aviso de Privacidad”, un documento que si bien ya algunas empresas lo han incorporado, ahora es necesario tenerlo. Y es que la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, establece la obligación a los particulares, sean personas físicas o morales, que manejen datos personales (como nombre, domicilio, teléfono, etc), el generar un aviso de privacidad, a través del cual se hará saber a los titulares de los datos, la información que se recaba de ellos y con qué fines. 

La empresa que no tiene un aviso de privacidad o bien, cuenta con uno mal estructurado puede ser acreedora a fuertes multas  por varios millones de pesos; esto, sin duda, viene afectar la economía de la empresa, pudiendo llevarle hasta la bancarrota. Y es un tema que no se le ha dado mucha importancia de parte de los pilares de las empresas, ya que no tiene la obligatoriedad como una de tipo hacendaria; sin embargo, si hay una denuncia expresa, se hace efectiva.  

 Conociendo un poco más sobre el “Aviso de Privacidad”

El “Aviso de Privacidad” es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable de la recopilación y tratamiento adecuado de los datos personales, que debe ser puesto a disposición del titular, a través de formatos impresos, digitales, visuales, sonoros o por cualquier tecnología, previo al tratamiento de sus datos. Es importante mencionar que es necesario tener un aviso de privacidad para clientes y proveedores, así como otro similar para vacantes y/o empleados, ya que los objetivos para ambos tipos de datos recabados, son distintos, uno externo y otro interno.

Destaquemos que el Aviso de Privacidad debe ser claro para facilitar su comprensión, y debe incluir cuando menos la siguiente información:

1. La identidad y domicilio del responsable que recaba los datos personales.
2. Los datos personales que se recopilan, aclarando si son sensibles o no.
3. La finalidad y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles y su consentimiento para que sean tratados (en el caso de datos sensibles).
4. Las opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares de los datos para limitar el uso o divulgación de los mismos.
5. Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO) y que datos debe de llevar la solicitud.
6. En su caso, las transferencias de datos que se efectúen, la finalidad y su consentimiento.
7. El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al Aviso de Privacidad.
8. Un apartado dedicado a la revocación al consentimiento de datos personales, así como los medios para ejercer y dar respuesta a dicha petición.

Es importante que, si usted o su empresa recopilan datos personales, cumplan con la obligación de hacer público y difundir su Aviso de Privacidad, pues de lo contrario, estarían infringiendo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y podrían hacerse acreedores a una sanción.

Ahora, si considera que su empresa no requiere de este documento, es muy fácil averiguarlo, solo responda “sí” o “no”, a lo siguiente:

• ¿usted o su empresa recaban o solicitan datos personales (nombre, teléfono, email, dirección, etc)?; 
• Cuando su empresa tiene una vacante, ¿le hacen llegar una solicitud de empleo?; 
• ¿tienen cámaras de seguridad y/o videovigilancia?

Sí usted respondió “sí” a una de estas tres preguntas y no cuenta con su aviso de privacidad de acuerdo a los actuales lineamientos, entonces su empresa está infringiendo la ley.

 

Si desea saber más sobre este tema y cómo evitar una sanción millonaria por no contar con el aviso de privacidad, sólo dé click aquí.

Lic. Ana Lilia Curiel

Consultor de Proyectos

lily.curiel@fideliza.com.mx

www.fideliza.com.mx